Braindump met Getting Things Done Fast (David Allen)

Ga productief om met je gedachten

90% van onze gedachten wordt beïnvloed door een door onze hersenen ontwikkeld beveiligingssysteem. Simpelweg om ons te waarschuwen dat er iets ondernomen moet worden. We kennen allemaal het voorbeeld van de benzinemeter van de auto die bijna het rode gedeelte heeft bereikt. Ons brein geeft aan dat je moet tanken. Er is nog geen enkele noodzaak om gelijk te gaan tanken, maar je weet dat dit snel moet gaan gebeuren. Je rijdt nog even door en wacht tot je toevallig een tankstation tegenkomt. Als dit niet het geval is, en de meter heeft het rode bereikt, levert dezelfde actie steeds meer druk/stress op. Dit is ook met elke andere gedachte het geval. De meeste mensen stellen onbelangrijke taken zonder tijdsdruk vaak uit tot het moment dat het belangrijke taken met tijdsdruk zijn geworden…

De hele dag door ontwikkelen er gedachten in je hoofd. Wanneer je brein denk dat je er niets mee doet, herhaalt het de gedachte net zo vaak tot je wel actie onderneemt. Het blijft malen in je hoofd. Dit is geen probleem als het bij één gedachte blijft, maar de hele dag door ontwikkelen zich nieuwe gedachten, inzichten en ingevingen. Het systeem van David Allen: Getting Things Done Fast (GTD) gebruikt een Braindump systeem. Door elke gedachte gelijk in een Braindump-Inbox (Blocnote of Mobiele Telefoon) te plaatsen, reduceer je je gedachten met 90% en creëer je een enorme rust in je hoofd.

Alleen het opschrijven van de gedachten is helaas niet voldoende. Je brein is slim. Als het denkt dat je het alleen opschrijft om van de gedachte af te zijn, blijft het gewoon terug komen. Onthoud goed dat je brein je pas vertrouwd als je een goed systeem hebt opgebouwd dat je systematisch en structureel gebruikt. Er zijn meerdere applicaties die het Getting Things Done (GTD) systeem van David Allen ondersteunen. Mijn persoonlijke favoriet is Omnifocus voor Apple. Deze applicatie is zowel op mijn laptop als op mijn iPhone geïnstalleerd en wordt via mijn Me-Account van Apple met elkaar gesynchroniseerd, zodat ik de (Braindump-)Inbox op mijn iPhone aan het einde van de dag op mijn Mac kan verwerken.

Aan het einde van de dag is het is tijd om de inbox te organiseren. Dit is tevens de gelegenheid om te kijken wat je met deze gedachten moet doen. Wat is het doel van de gedachte? Moet er een energierekening betaald worden? Dan is het doel van deze gedachte om niet te worden afgesloten van licht en elektra. Bekijk wat je voor deze taken moet doen. Vaak bestaat een taak uit meerdere fases. Wanneer je met de gedachte speelt om taken uit te besteden (outsourcing/delegeren), zul je moeten bekijken welke specifieke taken dit zijn en of je hiervoor het beste een freelancer, stagiaire of iemand in loondienst kunt aannemen. Daarna moet je bekijken welke wegen je moet bewandelen om de juiste persoon te vinden. Zo levert dus elke gedachte een doel met het bijbehorende stappenplan op.

De afzonderlijke stappen vereisen ongetwijfeld verschillende acties. Voor de ene taak zal een telefoontje moeten worden gepleegd, terwijl voor een andere stap een e-mail moet worden verstuurd. Wanneer je aan één project werkt is het geheel ongetwijfeld nog overzichtelijk, maar wat gebeurd er met 5 of 10 projecten? Welke taken vereisen een telefoontje en voor welke taken moet je een mail versturen? Het Getting Things Done (GTD) systeem van David Allen groepeert alle contexten (zoals telefoontjes en e-mails) in één overzichtelijke lijst, zodat je van alle projecten alle telefoontjes, e-mailtjes of boodschappen tegelijkertijd kan afwerken.

Ons brein gaat alleen in relaxmode als hij het door jou gebruikte systeem geloofd. Zorg dat je de taken die je invoert ook daadwerkelijk hebt gedaan op het moment dat je dat jezelf hebt beloofd. Anders heeft het systeem geen zin. Wanneer je het systeem eigen wordt en op je eigen manier integreert, is het een geweldig systeem. Stel je voor dat het systeem 90% minder ruis in je hoofd veroorzaakt. ‘s Ochtends om half 3 wakker worden, omdat je de volgende dag nog een belangrijk telefoontje moet plegen is voorbij.

Gebruik jij al een Braindump?

Relevante links om te beginnen met Getting Things Done:

• 43 Folders: Getting Started with GTD
• Black Belt Productivity: A GTD Primer
• What’s the Next Action: 21 links to start with GTD
• Wired: A guide to GTD
• Davidco’s Lisa Peak: 10 beginner behaviors
• Steve Lawson: GTD overview
• Mine Zone: Getting Things Done
• Davidco: Advanced GTD Workflow Diagram (pdf)
• Lifehack: Ask the Readers: Getting Started with GTD